找到搜索栏，输入人名首字母，点击确认，短短10秒钟，公共事业服务中心人力资源科的工作人员调出了一名需要核实的退休人员的档案关键信息。

  “比翻阅纸质档案快了不止10倍。”人力资源科副科长史大勇说。目前公共事业服务中心的5000余份纸质档案正在分批次录入新开发的档案管理系统，已有近一半的档案成功实现电子化。

  开发出这个新型档案管理系统的是今年承揽这个单位档案管理业务的胜北管理中心。

  公共事业服务中心成立之初，机关机构精简，人力资源科仅设置2名工作人员。面对5000多份档案的集中管理，场地和管理人员成了难题。

  “重新建立一个档案管理中心要耗费巨大的人力和财力。” 史大勇说。立足节省人财资源，经过多次对接，2018年4月，公共事业服务中心与胜北管理中心签订业务承揽合同。

  打破原有的人事档案管理模式，探索出电子化人事档案管理的新方法，是两家单位在业务承揽中碰撞出的火花。

  “只有公共事业中心人力资源科相关人员有权限向我们提交查询名单和所需材料类型。”胜北管理中心业务承揽人员郭璐璐介绍。根据名单，工作人员通过高拍仪、扫描仪等设备将纸质档案生成电子文档或图片后进行网络传输，客户方的管理人员可直接下载打印，盖上单位公章，即形成一份有效的证明文本。

  “我们也可以把电子文档转发给基层有权限的管理人员，省去基层人员来回查阅档案的时间和经济成本。”史大勇说。

  据了解，公共事业服务中心的部分三级单位处于百公里之外的淄博、德州、龙口等地，与机关相距甚远，工作人员办理相关业务需要多次往返两地，费时费力。

  通过线上和线下的结合，既提高了档案的利用率，也让甲方工作人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，提高了工作效率。

  专业的档案柜，标准色温的防爆灯，档案室监控加入管理中心的监控网，业务承揽之后，胜北管理中心进行了高标准的档案室建设。

  “为保证档案的管理质量，我们成立了专门的项目部。”胜北管理中心原档案管理承揽项目部负责人赵林介绍，“我们与业务承揽人员签订了保密协议，同时对他们进行了业务培训，保证档案管理万无一失。”

  截至目前，胜北档案管理承揽项目部共回收整理公共事业服务中心档案2100份，录入电子化档案材料13000余张，涉及三级单位十八家，共创效44万元。